10 råd til bedre møder online

Online møder er kommet for at blive – de er blevet en del af den nye “normal”. Og så længe du har styr på nogle simple teknikker og har gjort dig nogle overvejelser, er det også en fremragende måde at afholde møder på. For eksempel sparer du en masse tid både på transport og på selve møderne. Møderne er nemlig ofte langt mere konstruktive end fysiske møder.

Vi vil gerne dele 10 gode råd til et bedre online møde, så du får det optimale ud af dine egne møder.

1: Vælg et program, du er tryg ved, og sæt dig ind i teknikken

Der er i dag et stort udbud af programmer som Teams, Zoom og Skype. Vær omhyggelig med at udvælge det program, der passer til dig og din virksomhed. Prøv det grundigt af, inden du sætter det første ”rigtige” møde op.

2: Vælg den rigtige lokation

Vælg et sted hvor du kan sidde uforstyrret og ikke blive distraheret af støj og bevægelse, der kan forstyrre mødet. Ønsker du en mere professionel lokation, så hæng eventuelt et banner op bag ved dig. Gerne med et print fra din virksomhed. Sørg for at lyset i rummet er i orden og undgå at sidde med ryggen mod et vindue. Afprøv gerne din lokation inden mødet.

3: Udvælg en mødestyrer og referent

For at undgå for meget spildtid er det vigtigt, at du, inden mødet starter, udvælger en person til at styre slagets gang. Herved undgår du unødvendige pauser, og du sikrer dig, at I kommer igennem hele agendaen for mødet. Lad en udvalgt person stå for at tage referat af mødet. Dette kan evt. gøres med Noteflow på en delt skærm.

4: Forberedelse, forberedelse, forberedelse

En god, struktureret agenda er alfa og omega. Hav derudover gerne en præsentation eller noget visuelt klar. Derved kan du dele din skærm og vise agendaen for mødet og eventuelle emner, grafer og billeder. Så er alle deltagere klar over, hvad de kan forvente af mødet.

5: Inviter relevante mødedeltagere

Undgå at mangle relevante personer eller viden på dit møde. Gennemtænk hele scenariet på forhånd, og inviter kun dem der vil være relevante. Mange personer kan virke forstyrrende, så vær gerne kritisk når du inviterer.

6: Husk strøm på computeren og god WiFi-forbindelse

Undgå at skulle forlade møde eller skifte lokation, fordi computeren løber tør for strøm. Det er forstyrrende for alle parter. En god WiFi-forbindelse er naturligvis også meget vigtig. Hvis signalet forsvinder, kan du risikere at ”blive smidt” ud af mødet og skulle logge ind igen. Dette er forstyrrende for både dig og de andre mødedeltagere.

7: Mød op til tiden

Sørg altid for at være klar til det aftalte tidspunkt. Log gerne ind et par minutter før så du er klar, når mødet starter.

8: Husk øjenkontakt

Selvom mødet er visuelt, virker det mere personligt, når man har øjenkontakt. Vær opmærksom på, hvor du kigger hen. Hvis du har flere skærme, er det vigtigt, at du stadig kigger mod kameraet. Her kan et smart tip være at klistre en lille figur på ved siden af dit kamera, som du kan holde øjenkontakt med – det gør det nemlig mere naturligt for dig at kigge ind i kameraet.

9: Brug høretelefoner

Undgå at blive forstyrret af dine omgivelser ved at bruge høretelefoner. Det er værd at huske, at der ikke må sidde flere mødedeltagere i samme rum med lyd på computerne. Lyden kan nemlig i så fald bliver kastet frem og tilbage mellem dem og skabe forstyrrelser. Så hvis I skal sidde flere i samme rum, bør I tage høretelefoner på. I kan også udvælge en fælles computer, hvor I kan deltage i mødet sammen.

10: Slå mikrofonen fra

Det er god stil at slå din mikrofon fra, når du ikke snakker. Derved undgår du at forstyrre den, der har ordet, hvis du for eksempel rømmer dig. En god tommelfingerregel er, at du kun skal tale, når det er din tur. Så undgår I at tale i munden på hinanden. Det er særligt vigtigt under online møder, da I ikke har den samme mulighed for at afkode hinandens fysiske “nu er det min tur til at snakke”-tegn som på et fysisk møde.